Vergaderruimte vinden

Een goede vergaderruimte in Breda vinden is best een uitdaging. Want of het nu gaat om een vergadering, een inspiratiesessie of een andere meeting, de ruimte en omgeving waarin de bijeenkomst is, bepaald voor een groot deel de uitkomst! Vandaar ook dat de afweging voor een interne of externe vergaderruimte belangrijk is. Interne ruimtes kunnen voordelen hebben, vooral kostentechnisch. Maar als het gaat om ongestoord werken, stimuleren van actieve inzet of focus wint een externe locatie het meestal van een interne locatie. 

De keuze voor een externe locatie

Redenen om daadwerkelijk te gaan zoeken naar een goede externe vergaderruimte zijn in de praktijk heel verschillend. Soms zijn die heel praktisch: Er zijn in het kantoorpand geen ruimtes beschikbaar, de vergadering moet ongestoord plaatsvinden, de bereikbaarheid van de locatie moet goed zijn of er wordt een ruimte gezocht voor een bepaald aantal personen. 

Maar veelal zijn belangrijke aspecten als nieuwe ideeën, teambuilding en onbezorgd vergaderen doorslaggevend voor het maken van deze keuze. Dat een locatie geregeld moet worden en dat er extra kosten zijn weegt dan niet het zwaarst. Het is toch het belangrijkste om de doelstelling van de bijeenkomst zo goed mogelijk te realiseren. 

Sfeer van de vergaderruimte en de omgeving

Is het de wens om een creatieve meeting te organiseren waarin mensen tot out-of-the-box resultaten komen? Je zoekt dan een inspirerende omgeving, zowel qua locatie als qua ruimte. Door als het ware uit de dagelijkse sleur te stappen komen nieuwe ideeën, formats en denkwijzen gemakkelijker aan de orde. Een goede basis om verdere stappen te zetten. 

Een zakelijke ontmoeting waarin afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld samenwerking kan waarschijnlijk het beste in een eveneens zakelijke omgeving. Hier zijn weinig zaken die afleiden en de afspraken die gemaakt worden moeten tot een goede afloop en resultaat leiden. Belangrijk is dat er geen ongewenste verstoringen zijn. 

Kortom, het doel van de bijeenkomst is belangrijk bij het zoeken naar de juiste plek. Wat is er nodig om dit doel te realiseren en binnen welke omgeving lukt dit het best? 

Faciliteiten en kosten

Wat je ook zoekt, let bij een vergaderruimte vinden ook op andere punten als alleen de sfeer. Er moeten goede faciliteiten zijn. In deze tijd is een goede Wifi echt nodig, ook al is de locatie in het landelijk groen. Ook zaken als een flip-over, pennen en papier, beamer en dergelijke zijn basisvoorwaarden. Check of dit aanwezig is. En kijk ook of er goed voor de inwendige mens gezorgd wordt. Goede catering is zonder meer een heel belangrijk deel van een succesvolle meeting. 

Onderdeel van de faciliteiten is ook de (centrale) ligging, parkeerruimte en bereikbaarheid met Openbaar Vervoer. Een goede ligging maakt de drempel om te komen lager, zeker ook als de bijeenkomst op inschrijving is van externen. 

Dus: een vergaderruimte vinden is vooral een afweging. Wat is het doel en wat is er nodig om dit te bereiken? Als je dat doet lukt het vast om een goede locatie voor je bijeenkomst te vinden!

Edit